Un bureau-gare dépend généralement du bureau principal de la ville où il exerce. Ce bureau-gare reçoit les sacs de courrier du bureau principal et il lui remet ceux déposés par un ambulant ou un convoyeur. Par courrier, il faut comprendre,  le courrier des entreprises, des usagés, les périodiques, les colis, les recommandés, bref tout ce que les PTT sont à même de distribuer. Un bureau-gare exerce également un tri du courrier. Quand un bureau-gare n’est pas équipé d’une machine à affranchir, c’est simplement que le volume courrier n’est pas assez important pour justifier l’emploi d’une machine. Les préposés utilisent un cachet manuel pour oblitérer le courrier ou une machine manuelle de type Daguin (jusqu’au milieu des années 1950 où ce type de machine sera mis au rebut).

Si à la fin du XIXème siècle, les grands bureaux-gare vont utiliser une machine Daguin, il en sera tout autrement avec l’arrivée de machines performantes reliées à l’électricité. Les Daguins seront transférés à des bureaux-gare plus petits.

Quand un bureau-gare est déclassé, soit il est fermé, soit il se transforme en entrepôt postal. Tout dépend de l’activité économique de la région et de la masse de courrier à traiter. Un entrepôt postal peut évoluer en bureau-gare puis ce bureau-gare en centre de tri. On voit dans les années 1980, une tendance à rebaptiser les bureaux-gare en centre de tri (C.T.), en centre de tri automatique (C.T.A.), en centre de tri courrier(C.T.C.) etc. Bien souvent le lieu du tri courrier reste à la même place, puis petit à petit les déménagements s’organisent pour occuper des lieux plus adaptés à une plus grande concentration pour le tri courrier. C’est ainsi que des grands centres de tri vont trier, dispatcher et distribuer les courrier de plusieurs départements en leur sein. Ces centres quittent l’enceinte des gares pour avoir plus de place.

Le dernier bureau-gare créé en France est celui de Valenciennes en 1976.

Un bureau-gare et un entrepôt postal peuvent coexister sur une même période dans une même ville. Les créations de bureaux-gare vont de pair avec l’évolution du chemin de fer, ainsi au milieu du XIXème siècle, pléthore de bureaux-gare va être créée pour mailler le territoire français et distribuer le courrier plus rapidement.

Au début du XXème siècle, on ne gardera que ceux qui existent près des nœuds ferroviaires. Un autre boum de création sera engagé au sortir de la seconde guerre mondiale, au début des années 1950 puis petit à petit, il vont disparaitre pour ne laisser généralement qu’un bureau-gare par département. Ensuite la mécanisation du courrier avec des centres de tri modernes, le TGV postal, l’avion vont participer à une distribution du courrier plus rapide. Ces progrès vont entrainer à la disparition progressive des ambulants, l’élimination des bureaux-gare de Paris (gros foyer syndical qui était une épine dans le pied du ministère des PTT), disparitions actées en 1995. Le TGV postal aussi disparaitra en 2015.

Tout ceci va participer à une autre approche de la distribution du courrier. Le courrier numérique va s’imposer, ce qui induit une forte décroissance du courrier papier. On a ainsi constaté une diminution historique du courrier à distribuer de 18% en 2020, entraînant un déficit d’un milliard d’euros pour La Poste. La distribution du courrier est en perpétuelle évolution. La Poste doit s’adapter et rester un service publique pour ne pas disparaitre. Les PTT ne doivent pas laisser la place à des distributeurs privés qui eux ne s’embêteront pas avec le courrier à glisser dans les boites aux lettres d’un petit village de 800 habitants.